Kết luận thanh tra Giám đốc Sở Tư pháp đối với hoạt động công chứng

BP - Thông báo cho biết, về ưu điểm, cơ bản trong giai đoạn kiểm tra (từ ngày 1-1-2017 đến 31-12-2018), UBND tỉnh nhận thấy Giám đốc Sở Tư pháp đã hoàn thành nhiệm vụ tham mưu UBND tỉnh thực hiện chức năng quản lý nhà nước đối với hoạt động công chứng. Cụ thể:

Việc triển khai các văn bản quản lý nhà nước đối với hoạt động công chứng trên địa bàn tỉnh kịp thời, hiệu quả. Các tổ chức hành nghề công chứng hoạt động ổn định, tính chuyên nghiệp được nâng cao, đảm bảo phục vụ nhu cầu của nhân dân. Việc tham mưu xét duyệt thành lập văn phòng công chứng (VPCC) thực hiện theo Đề án “Quy hoạch, tổng thể phát triển tổ chức hành nghề công chứng đến năm 2020” của Thủ tướng Chính phủ cơ bản hoàn thành. Công tác kiểm tra, thanh tra, giải quyết khiếu nại, tố cáo về tổ chức, hoạt động công chứng trên địa bàn tỉnh được Sở Tư pháp thực hiện thường xuyên và đúng theo kế hoạch đề ra, qua thanh tra đã phát hiện, xử lý và chấn chỉnh sai phạm của một số tổ chức, cá nhân liên quan đến hoạt động công chứng, giúp hoạt động của các phòng công chứng và các VPCC trên địa bàn tỉnh ngày một nâng cao và hoạt động công chứng trong thời gian qua được ổn định, đạt hiệu quả hơn. Việc tham mưu UBND tỉnh thành lập Hội công chứng viên, tổ chức bồi dưỡng nghiệp vụ công chứng viên và phối hợp với Hội công chứng viên trên địa bàn tỉnh tổ chức giao ban, trao đổi kinh nghiệm, kịp thời hướng dẫn tháo gỡ khó khăn, vướng mắc cho các tổ chức hành nghề công chứng.

Bên cạnh những kết quả đạt được, UBND tỉnh nhận thấy việc chấp hành các quy định pháp luật trong công tác quản lý nhà nước của Giám đốc Sở Tư pháp đối với hoạt động công chứng, hoạt động của các văn phòng, phòng công chứng trong thời gian qua còn một số tồn tại, hạn chế:

Đối với Giám đốc Sở Tư pháp trong việc chỉ đạo xử phạt vi phạm hành chính

Quá trình ban hành quyết định xử phạt vi phạm hành chính của Thanh tra sở có một số sai sót: Cùng 1 hành vi vi phạm và cùng định khung tình tiết tăng nặng nhưng đề xuất mức xử phạt không thống nhất với nhau; đồng thời, ban hành một số quyết định xử phạt vi phạm hành chính chưa đúng theo quy định tại Khoản 4, Điều 23 Luật Xử lý vi phạm hành chính. Việc xác định hành vi vi phạm tại các biên bản kiểm tra còn một số sai sót, cụ thể là việc xác định cùng một hành vi vi phạm hành chính nhưng lại xác định là vi phạm nhiều lần và đề nghị phạt tiền nhiều lần của cùng một hành vi vi phạm với hình thức tăng nặng là chưa phù hợp với Luật Xử lý vi phạm hành chính. Qua làm việc, Giám đốc Sở Tư pháp có giải trình các sai sót này chủ yếu là do lỗi trong khâu soạn thảo biên bản kiểm tra và ban hành một số quyết định xử phạt, đơn vị nghiêm túc rút kinh nghiệm trong vấn đề này.

Việc xử lý sau thanh tra, kiểm tra: Qua kiểm tra, đoàn thanh tra nhận thấy trong quá trình thành lập các đoàn thanh tra để tiến hành thanh tra tại các tổ chức hành nghề công chứng nhưng Giám đốc Sở Tư pháp chưa ban hành quyết định thành lập tổ giám sát hoạt động của các đoàn thanh tra theo quy định tại Thông tư số 05/TT-TTCP ngày 10-9-2015 của Thanh tra Chính phủ quy định về giám sát hoạt động của đoàn thanh tra.

Đối với các văn phòng công chứng

VPCC Danh Út: Năm 2017 và năm 2018, công chứng viên Nguyễn Quốc Việt làm việc tại VPCC Danh Út không tham gia lớp bồi dưỡng nghiệp vụ công chứng viên do Sở Tư pháp triệu tập. Năm 2017, đơn vị sử dụng sổ công chứng hợp đồng, giao dịch không đúng mẫu theo quy định của pháp luật về công chứng, cụ thể định kỳ hằng tháng văn phòng không thực hiện in và đóng thành sổ, đóng dấu giáp lai, đến hết ngày 31-21 hằng năm không ghép chung thành một sổ công chứng theo loại việc công chứng đã thực hiện trong 1 năm theo quy định tại Khoản 3, Điều 23 Thông tư số 06/2015/TT-BTP ngày 15-6-2015 của Bộ Tư pháp. Tuy nhiên, đến thời điểm đoàn thanh tra tiến hành kiểm tra, đơn vị đã khắc phục hạn chế nêu trên.

VPCC Lê Nguyệt, năm 2017: Sổ công chứng hợp đồng giao dịch, ghi tắt nội dung tại cột loại việc công chứng; khóa sổ nhưng không thống kê tổng số tiền phí công chứng thu được. Năm 2018: Một số hồ sơ công chứng hợp đồng thế chấp thiếu biên bản định giá tài sản và không có giấy tờ chứng minh quyền sở hữu nhà và có một số hợp đồng thế chấp trong hồ sơ ngân hàng không ký đủ từng trang. Tuy nhiên, đến thời điểm đoàn thanh tra tiến hành kiểm tra, đơn vị đã khắc phục và có Báo cáo số 30/2018/BC-VPCCHK ngày 23-5-2018 báo cáo việc khắc phục những hạn chế nêu trên gửi Sở Tư pháp.

VPCC Trần Phùng: Năm 2017: Sổ công chứng hợp đồng giao dịch, tại cột phí công chứng đơn vị không cập nhật số tiền thu phí công chứng; khóa sổ nhưng không thống kê tổng số tiền phí công chứng thu được. Năm 2018: Sổ công chứng hợp đồng giao dịch, tại cột phí công chứng đơn vị không cập nhật số tiền thu phí công chứng; khóa sổ nhưng không thống kê tổng số tiền phí công chứng thu được. Một số hồ sơ công chứng hợp đồng thế chấp quyền sử dụng đất và tài sản gắn liền với đất tại Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển nông thôn: Có đưa tài sản là nhà ở cơ cấu vào trong tài sản thế chấp nhưng không có giấy tờ chứng minh sở hữu về tài sản. Tại thời điểm Đoàn thanh tra số 431/QĐ-UBND tiến hành kiểm tra, đơn vị vẫn chưa khắc phục đối với việc lập, theo dõi sổ công chứng hợp đồng giao dịch, các loại sổ theo dõi từ tháng 6 đến tháng 12-2018 tại cột phí công chứng đơn vị vẫn không ghi số tiền thu phí công chứng.

Trong niên độ kiểm tra (2017-2018), 2/5 VPCC đã có hành vi vi phạm về thực hiện nghĩa vụ thuế (VPCC Lê Nguyệt và VPCC Trần Phùng). Ngày 17-6-2018, Chi cục Thuế thị xã Phước Long ban hành Quyết định số 589/QĐ-CCT về việc xử phạt vi phạm hành chính về thuế đối với VPCC Trần Phùng. Đơn vị đã có hành vi khai sai dẫn đến thiếu số thuế phải nộp theo quy định tại Điểm a Khoản 1, 7 Điều 10 và hành vi lập hồ sơ khai thuế ghi thiếu, ghi sai trên tờ khai thuế, tờ khai quyết toán thuế theo Khoản 3, Điều 6 Nghị định số 129/2013/NĐ-CP ngày 16-10-2013 của Chính phủ quy định về xử phạt vi phạm hành chính về thuế và cưỡng chế thi hành quyết định hành chính thuế.

Biện pháp sau thanh tra

Qua kết quả thanh tra, Chủ tịch UBND tỉnh đã yêu cầu các cơ quan, tổ chức, cá nhân có liên quan thực hiện nghiêm túc các nội dung sau: Đối với Giám đốc Sở Tư pháp: Rút kinh nghiệm đối với các sai sót như đã nêu ở phần nhận xét, kết luận. Tăng cường công tác kiểm tra, giám sát hoạt động công chứng đối với các tổ chức hành nghề công chứng trên địa bàn tỉnh theo đúng quy định của pháp luật. Chỉ đạo các đơn vị trực thuộc sở khi tiến hành thanh tra, kiểm tra đối với các tổ chức hành nghề công chứng phải chấp hành đúng quy định của Luật Xử lý vi phạm hành chính, tránh để xảy ra các sai sót như đoàn thanh tra đã kết luận.

Đối với kiến nghị của các VPCC về việc cần xây dựng cơ sở dữ liệu về công chứng trên địa bàn tỉnh: Nội dung này đã được Sở Tư pháp tham mưu và được UBND tỉnh quyết định phê duyệt đề cương từ năm 2014 nhưng chưa bố trí được kinh phí để thực hiện. Trong thời gian tới, giao Sở Tư pháp phối hợp Sở Tài chính nghiên cứu, đề xuất, báo cáo UBND tỉnh. Chỉ đạo các đơn vị trực thuộc sở khi tiến hành thanh tra, kiểm tra đối với các tổ chức hành nghề công chứng nói chung và một số tổ chức, cá nhân khác thuộc phạm vi quản lý nhà nước của Sở Tư pháp nói riêng, khi phát hiện hành vi vi phạm hành chính phải thực hiện theo đúng quy định tại Khoản 1, Điều 58 Luật Xử lý vi phạm hành chính.

Đối với phòng công chứng và các VPCC được thanh tra: Yêu cầu các đơn vị nghiêm túc khắc phục tồn tại, hạn chế đã được nêu tại phần kết luận. Trong quá trình công chứng các hợp đồng giao dịch cần tuyên truyền, vận động người dân thực hiện giao dịch theo đúng giá trị thực tế, tránh trường hợp giao dịch thực tế cao hơn nhiều lần so với giá trị thực ghi trên hợp đồng giao dịch. Tăng cường cán bộ có kinh nghiệm để xác định chính xác số tiền phí công chứng, chứng thực người yêu cầu công chứng phải nộp theo quy định, đặc biệt đối với các trường hợp người yêu cầu công chứng cố ý ghi giá trị giao dịch thấp hơn giá thực tế mua bán. Cử công chứng viên tham gia đầy đủ các lớp bồi dưỡng nghiệp vụ, hội nghị do Sở Tư pháp, Hội công chứng viên tỉnh Bình Phước tổ chức. 

Chủ tịch UBND tỉnh cũng yêu cầu Thanh tra tỉnh tổ chức công bố kết luận thanh tra và đôn đốc các đơn vị, cá nhân thực hiện kết luận thanh tra này; tổng hợp kết quả thực hiện, báo cáo Chủ tịch UBND tỉnh.

T.Tr