Đồng Xoài vận hành mô hình phòng họp không giấy

BP - Sau một thời gian chuẩn bị, ngày 3-9, thành phố Đồng Xoài đã chính thức vận hành ứng dụng phòng họp không giấy. 2 cuộc họp đầu tiên thực hiện mô hình phòng họp không giấy tại Văn phòng HĐND-UBND thành phố và Văn phòng Thành ủy Đồng Xoài đã tổ chức thành công. Đây là đơn vị đầu tiên của tỉnh triển khai thực hiện mô hình nhằm thể hiện sự tiên phong và quyết tâm của thành phố trong việc xây dựng chính quyền điện tử.

Tại 2 cuộc họp này, điều khác biệt là trên bàn họp, trước mặt các thành phần dự họp không còn giấy tờ, tài liệu như các cuộc họp trước đây, mà thay vào đó là những chiếc laptop cá nhân.

Cuộc họp đầu tiên theo mô hình phòng họp không giấy tại Văn phòng HĐND-UBND thành phố Đồng Xoài

Là lãnh đạo cấp phòng tuy đã lớn tuổi nhưng ông Giang Ngọc Đẩu, Trưởng phòng Tài chính - Kế hoạch thành phố vẫn sử dụng thành thạo phần mềm “Phòng họp không giấy” cài đặt thông qua tài khoản cá nhân và mật khẩu bảo vệ. Ông Đẩu cho biết, phần mềm này rất tiện ích, thao tác dễ dàng, tất cả tài liệu tại cuộc họp đều được tải lên đầy đủ. Thực hiện “Phòng họp không giấy”, các chỉ đạo điều hành rất tiện. Lãnh đạo chỉ cần truy cập, coi trước các nội dung, sau đó có ý kiến cụ thể, không phải gửi các tập tài liệu giấy nhiều trang rất lãng phí.

Để triển khai và vận hành ứng dụng cuộc họp không giấy, trước đó Thành ủy và UBND thành phố Đồng Xoài đã khảo sát, đánh giá, triển khai hướng dẫn tập huấn cho lãnh đạo các phòng, ban, cơ quan, đơn vị. Bên cạnh đó, công tác chuẩn bị các cuộc họp được thực hiện chu đáo, nhất là tài liệu, văn bản. Mặt khác, ứng dụng của phần mềm với các thao tác đơn giản, tiện lợi đã giúp lãnh đạo Thành ủy, UBND thành phố thuận tiện hơn trong chỉ đạo, điều hành. Cụ thể, với ứng dụng “Giao việc tức thời - nhắc việc thông minh” được tích hợp, lãnh đạo thành phố sẽ có thêm một “thư ký ảo” giúp thống kê phân loại công việc, lên lịch và nhắc việc tự động. Ông Nguyễn Minh Bình, Chủ tịch UBND thành phố cho biết: “Để có 2 cuộc họp không giấy như vừa qua, từ đầu tháng 8-2019, Thường trực Thành ủy thống nhất chủ trương và chỉ đạo công tác chuẩn bị về cơ sở hạ tầng cũng như phần mềm. Trong đó, công tác chuẩn bị trước cuộc họp rất quan trọng. Các bộ phận phải chuẩn bị tài liệu và upload (tải lên - PV) rồi các thành viên vào đó xem tài liệu, đóng góp ý kiến. Những ý kiến đã thống nhất sẽ không báo lại trong các cuộc họp. Ý kiến còn khác nhau sẽ được bàn và đi đến thống nhất để có ý kiến chỉ đạo”.

2 ứng dụng “Phòng họp không giấy” và “Giao việc tức thời - nhắc việc thông minh” là sản phẩm do Tập đoàn VNPT nghiên cứu, phát triển. VNPT Bình Phước là đơn vị trực tiếp chuyển giao và vận hành ứng dụng này cho thành phố Đồng Xoài, với mong muốn đưa thành phố là đơn vị đi đầu tỉnh về ứng dụng công nghệ thông tin và xây dựng chính quyền điện tử. Với các giải pháp của ứng dụng nói trên sẽ mang lại nhiều lợi ích, giảm thiểu văn bản giấy, rút ngắn thời gian và nâng cao chất lượng cuộc họp. Đặc biệt, giúp việc lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành của UBND thành phố tốt hơn, đồng thời tiết kiệm đến 40% chi phí in cũng như chi phí giao, nhận giấy tờ.

Ngoài hỗ trợ tổ chức các cuộc họp thông thường theo mô hình “Phòng họp không giấy”, các ứng dụng “Giao việc tức thời - nhắc việc thông minh” sẽ tăng cường sự tương tác giữa lãnh đạo thành phố với các cơ quan chuyên môn và là giải pháp thiết thực phục vụ công tác quản lý, điều hành của lãnh đạo thành phố. Sau khi đưa vào sử dụng, thành phố sẽ chuyển dần phương thức làm việc từ văn bản giấy sang văn bản điện tử, góp phần rút ngắn thời gian, nâng cao chất lượng các cuộc họp, theo lộ trình từ ít giấy tiến tới không giấy.

Kim Phụng