Đồng Xoài đánh giá tình hình quản lý văn bản I-Office

BP - Văn phòng HĐND-UBND thành phố Đồng Xoài vừa tổ chức đánh giá tình hình sử dụng phần mềm quản lý văn bản I-Office của các cơ quan, đơn vị trên địa bàn. Chủ tịch UBND thành phố Nguyễn Minh Bình chủ trì hội nghị.

Hệ thống quản lý văn bản và điều hành VNPT-iOffice (gọi tắt là phần mềm I-Office) là hệ thống quản lý văn bản, điều hành công việc điện tử giúp các cơ quan nhà nước hiện thực hóa các mục tiêu xây dựng văn phòng điện tử không giấy. Hiện việc chuyển văn bản, xử lý văn bản đến, ban hành văn bản đi được Văn phòng HĐND-UBND thành phố thực hiện song song 2 hình thức: văn bản giấy và văn bản trên văn phòng điện tử. Qua đó đã giảm được hơn 80% chi phí văn phòng phẩm so trước đây.

Về triển khai thực hiện và sử dụng chứng thư số, hiện 100% lãnh đạo các cơ quan, đơn vị, phường, xã đã đăng ký và được cấp chữ ký số, con dấu. Đồng thời, phối hợp VNPT Bình Phước tập huấn cài đặt và sử dụng chữ ký số cho lãnh đạo, cán bộ, công chức. Chủ tài khoản, công chức kế toán tất cả cơ quan, đơn vị sử dụng ngân sách của thành phố đã thực hiện ký số giao dịch với Kho bạc Nhà nước.

Tuy nhiên, tốc độ truyền tải dữ liệu về hệ thống server chậm, cần tăng tốc độ, dung lượng của hệ thống; máy vi tính của một số đơn vị cấu hình thấp không tương thích để cài đặt triển khai chữ ký số; một số cán bộ lãnh đạo, công chức chưa quen với các thao tác, xử lý trên hệ thống phần mềm; có cơ quan, đơn vị sau khi văn thư nhận văn bản trên hệ thống vẫn phải in chuyển đến lãnh đạo cơ quan xử lý... nên chưa tiết kiệm được thời gian và văn phòng phẩm. Hiện nay, mới chỉ 8/30 cơ quan, đơn vị, phường, xã, cán bộ, công chức (chiếm 34%) thực hiện việc tác nghiệp, tham mưu văn bản trên hệ thống để chuyển cho lãnh đạo đơn vị và thực hiện chữ ký số.

Phát biểu tại hội nghị, Chủ tịch UBND thành phố Nguyễn Minh Bình đề nghị lãnh đạo các cơ quan, đơn vị đặc biệt quan tâm và chú trọng thực hiện quy trình các bước về sử dụng phần mềm quản lý văn bản I-Office. Chủ động thay thế, trang bị máy móc, trang thiết bị và hạ tầng công nghệ thông tin cần thiết đảm bảo sự đồng bộ trong sử dụng các phần mềm hỗ trợ theo hệ thống. Tất cả lỗi trong quá trình sử dụng cũng như những tồn tại, hạn chế cần phải được khắc phục trong thời gian sớm nhất để ứng dụng phần mềm quản lý văn bản I-Office và mô hình phòng họp không giấy phát huy tối đa tác dụng, giảm thiểu thời gian và chi phí, đồng thời đáp ứng nhu cầu cải cách thủ tục hành chính trong thời đại công nghệ 4.0.

Kim Phụng